De 4 Elementen Online vindt jouw privacy erg belangrijk. Daarom verwerk ik jouw persoonsgegevens geheel volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hoe ik dit doe en welke rechten je hebt, kun je lezen in deze privacyverklaring.

1. Over De 4 Elementen Online
   De 4 Elementen Online handelt ook onder de naam Valerie Maas Coaching. Deze privacyverklaring geldt ook voor Valerie Maas Coaching. Voor het gemak staat overal de handelsnaam “De 4 Elementen Online”, maar hier kan ook “Valerie Maas Coaching” voor worden gelezen.

Adres: De Nieuwe Erven 3, 5431 NV, Cuijk
Contactpersoon: Valerie-Simone Maas
E–mailadres: info@de4elementenonline.nl; contact@valeriemaascoaching.nl

KVK: 89224604

Wanneer verwerkt De 4 Elementen Online welke persoonsgegevens?

Contact

Wanneer jij contact met mij opneemt of wij contact met elkaar hebben, dan verwerk ik (mogelijk) jouw voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en/of telefoonnummer.
Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar nooit langer dan nodig is

Offerte

Voor het opstellen van een offerte verwerk ik jouw voor- en achternaam, (eventueel) bedrijfsnaam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en offertenummer.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst

Bewaartermijn: maximaal 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht van financiële administratie

Afspraken
Om een bel- of videocallafspraak met mij te maken, dien je jouw voor- en achternaam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer in te vullen in mijn afsprakeninplanner. Ik vraag om jouw e-mailadres zodat ik jou een bevestiging van de afspraak kan sturen.
Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: totdat de afspraak is afgelopen

Coaching

Wanneer ik jou ga coachen, dan vraag ik jou of je een psychisch verleden hebt of in een traject zit. Je hoeft hier inhoudelijk niets over te vertellen. Ik heb dit alleen nodig om te weten of ik jou kan coachen. Verder verwerk ik persoonsgegevens van jou wanneer jij deze vrijwillig aan mij vertelt.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: tot een jaar na afloop van de overeenkomst

Retraites

Wanneer ik een retraite geef, vraag ik jou of je een psychisch verleden hebt of in een traject zit. Je hoeft hier inhoudelijk niets over te vertellen. Ik heb dit alleen nodig om te weten of je mee kan doen aan de retraite. Verder zal ik, omdat er eten en drinken bij de retraite is inbegrepen, aan jou vragen of je allergieën of dieetwensen hebt. Dan kan ik hier rekening mee houden.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: tot een jaar nadat de retraite is afgelopen

De 4 Elementen Online Academy

Zodat jij kan inloggen bij De 4 Elementen Online Academy, verwerk ik jouw naam en e-mailadres. Ook vraag ik om jouw adresgegevens om materiaal op te sturen, zoals een werkboek of een welkomstpakket.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: tot een jaar na afloop van de overeenkomst

Facebookgroep

Wanneer je bij De 4 Elementen Online Academy zit, kun je je aansluiten bij mijn online community. Deze online community gaat via een Facebookgroep. Hiervoor verwerk ik alleen jouw Facebooknaam.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn: zolang de Facebookgroep bestaat

Het verzenden van een relatiegeschenk

Omdat ik jou waardeer als klant of relatie, stuur ik jou graag een relatiegeschenk. Hiervoor verwerk ik jouw voor- en achternaam en adresgegevens. Deze persoonsgegevens heb ik eerder van jou gekregen omdat je een overeenkomst met mij aanging.
Grondslag: gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Facturatie / Financiële administratie

Voor de facturatie van opdrachten en voor mijn financiële administratie verwerk ik (mogelijk) jouw voor- en achternaam, bedrijfsnaam, adresgegevens, klantnummer, factuurnummer, bankgegevens, en e-mailadres.

Grondslag AVG: wettelijke verplichting

Bewaartermijn: maximaal 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht van financiële administratie

Webshop

Sommige diensten kun je online per direct betalen. Je dient dan een formulier in te vullen met jouw voor- en achternaam, (eventueel) bedrijfsnaam, adresgegevens en e-mailadres. Deze gegevens gebruik ik zodat ik jou een factuur kan sturen (zie hiervoor) en om jou een bevestiging te sturen.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst / wettelijke verplichting

Bewaartermijn: maximaal 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht van financiële administratie

Urenregistratie

Ik registreer mijn uren zodat ik inzicht krijg in hoe ik mijn werkuren besteed. Hiervoor verwerk ik alleen jouw voor- en achternaam en/of bedrijfsnaam.

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn: maximaal 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht van financiële administratie

Klantenoverzicht

Ik houd voor mijn eigen overzicht een klantenoverzicht bij. Hiervoor verzamel ik mogelijk je voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en adresgegevens.

Grondslag: gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Reviews

Het kan zijn dat ik vraag of jij een review wil schrijven die ik kan plaatsen op mijn website en op mijn social media kanalen. Ik vraag dan per mail of ik jouw voornaam en/of bedrijfsnaam mag gebruiken die ik bij de review kan zetten. Jouw e-mailadres had ik al door eerder contact.

Grondslag AVG: toestemming

Bewaartermijn: zolang mijn website online staat of zolang mijn social media kanalen actief zijn, of totdat ik je review zelf niet meer wil gebruiken

Enquête / klanttevredenheidsonderzoek

Naast dat ik reviews vraag aan mijn klanten, kan het ook zijn dat ik jou als klant vraag of je mee wil doen aan een enquête of klanttevredenheidsonderzoek. Hiervoor verzamel ik je voor- en achternaam en/of bedrijfsnaam. Deze persoonsgegevens vraag ik zodat ik nog contact met jou kan opnemen.

Grondslag AVG: toestemming

Bewaartermijn: voor onbepaalde tijd, maar in ieder geval niet langer dan nodig is en tot de resultaten van de enquête of het onderzoek in brede zin verwerkt zijn

Gratis producten/diensten

Wanneer ik een gratis product/dienst aanbiedt, zoals webinars of e-books, dan verwerk ik jouw voor(- en achter)naam, e-mailadres en/of adresgegevens zodat ik je het gratis product of de gratis dienst kan sturen/leveren.

Grondslag AVG: uitvoering van de overeenkomst

Bewaartermijn: onbepaalde tijd, maar niet langer dan nodig is

Nieuwsbrief / E-mailmarketing

Ik verstuur jou graag een nieuwsbrief of andere informatieve / commerciële e-mails. Je kunt jezelf hiervoor inschrijven op mijn website, al dan niet bij het afnemen van een gratis product of dienst. Je kunt je op elk moment weer uitschrijven. Ik verwerk alleen jouw voornaam en e-mailadres.
Grondslag AVG: toestemming

Bewaartermijn: zolang je ingeschreven staat

Taggen op social media

Soms kan het zijn dat ik jou tag op social media, bijvoorbeeld om een review te delen of iets te delen over onze samenwerking. Ik kom aan jouw social media naam omdat ik deze heb opgezocht, of omdat ik jou, of wij elkaar al volgden. Voor het taggen gebruik ik jouw social media accountnaam

Mocht ik jou taggen en je vindt dit niet prettig, voel je vrij om dit per direct aan te geven zodat ik de tag kan verwijderen en dit in de toekomst niet meer zal doen.

Grondslag AVG: gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn: zolang het social media bericht online staat

Gerechtvaardigd belang

Voor sommige doelen verwerkt De 4 Elementen Online persoonsgegevens op basis van de grondslag “gerechtvaardigd belang”. Het belang om jouw persoonsgegevens te verwerken is hierbij afgewogen tegen jouw belang (het recht op privacy). De 4 Elementen Online verwerkt daarom niet meer gegevens dan nodig is om het doel te bereiken en verwerkt ze ook niet langer dan nodig is.

3. Ontvangers van jouw persoonsgegevens

Jouw gegevens worden niet verstrekt aan derde partijen, tenzij dit nodig is voor de bedrijfsvoering of dit wettelijk verplicht is. De derde partijen waar ik (mogelijk) jouw gegevens aan heb verstrekt, zijn:

• Strato
• Google (Calender)
• Notion
• Paperdork
• Norton
• Apple iCloud
• WeTransfer
• Nieuwsbriefprovider
• Platform voor online omgeving
• Akismet

De 4 Elementen Online verkoopt jouw gegevens niet door aan derden.

4. Doorgifte aan derde landen

De 4 Elementen Online probeert persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Het kan echter zijn dat De 4 Elementen Online toch diensten inzet van buiten de EER. De 4 Elementen Online doet dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens.

5. Beveiliging van jouw persoonsgegevens

De 4 Elementen Online heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Maatregelen die worden genomen, zijn bijvoorbeeld:

• het niet inloggen op een onbeveiligd netwerk;
• het sluiten van verwerkersovereenkomsten;
• het direct verwijderen van persoonsgegevens wanneer ik ze niet meer nodig heb;
• het encrypteren van persoonsgegevens;
• het regelmatig veranderen van wachtwoorden.

6. Geautomatiseerde besluitvorming

Er is sprake van geautomatiseerde besluitvorming als er automatisch besluiten worden gemaakt op basis van verwerkte persoonsgegevens, zonder dat er een echt persoon is tussengekomen. De 4 Elementen Online maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

7. Jouw rechten

Indien jouw persoonsgegevens verwerkt worden, heb je hier in bepaalde mate controle over. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb jij de volgende rechten:

Recht op inzage, rectificatie en wissing

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens De 4 Elementen Online van jou verwerkt. Kloppen bepaalde gegevens niet? Dan kun je mij verzoeken deze te rectificeren. Ook kan ik op jouw verzoek gegevens wissen.

Recht op beperking van de verwerking

Dit is het recht om (tijdelijk) te stoppen met het verwerken van jouw gegevens. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de gegevens die ik van jou heb, mogelijk onjuist zijn. Dan mag ik deze gegevens niet meer gebruiken totdat ik de juiste gegevens heb. Ook indien de verwerking van de gegevens onrechtmatig is, ik de gegevens niet meer nodig heb of wanneer je bezwaar hebt gemaakt tegen het verwerken van gegevens, moet ik (tijdelijk) stoppen met het verwerken van jouw gegevens.

Recht op bezwaar

Wanneer ik jouw gegevens verwerk vanwege “gerechtvaardigd belang” en je het hier niet eens bent, dan kun je bezwaar maken. Wanneer je bezwaar maakt, dan zal ik de persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij ik dwingende legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden, of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering. Wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking ten behoeve van direct marketing, dan verwerk ik deze gegevens niet meer.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht jouw persoonsgegevens van mij in een gestructureerde, gangbare en door een machine te lezen vorm te verkrijgen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen wanneer je De 4 Elementen Online toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens te verwerken en/of wanneer de verwerking geautomatiseerd wordt gedaan.

Recht om je toestemming in te trekken

Wanneer ik jouw toestemming heb gekregen om jouw persoonsgegevens te verwerken, dan heb jij te alle tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van de persoonsgegevens vóórdat je de toestemming hebt ingetrokken.

Recht om een klacht in te dienen

Heb je een klacht over hoe De 4 Elementen Online met jouw persoonsgegevens omgaat? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wil je een van deze rechten uitoefenen, mail dan naar info@de4elementenonline.nl of contact@valeriemaascoaching.nl. Wil je het recht om een klacht in te dienen uitoefenen, neem dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

Het kan zijn dat ik deze privacyverklaring in de tussentijd aanpas. Redenen daarvoor kunnen bijvoorbeeld wijzigingen in het bedrijf zijn, of nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving. De nieuwste versie zal altijd online gepubliceerd staan. Als de wijzigingen op jou van toepassing zijn, informeer ik jou daarover. Maak je na de wijzigingen nog steeds gebruik van de diensten van De 4 Elementen Online, dan ga je akkoord met deze wijzigingen.

Versie: 15 juni 2023